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1. Technische Dokumentation übersetzen: Welche Unterlagen dazugehören
Wer technische Dokumentation übersetzen lässt, meint alle Unterlagen, mit denen Menschen ein Produkt aufbauen, bedienen, warten und sicher nutzen. Zu diesen technischen Dokumenten gehören zum Beispiel Handbücher, Datenblätter, Spezifikationen, Sicherheitshinweise und Kataloge. Für das Fachgebiet dahinter gibt es unsere technischen Fachübersetzungen, etwa Fachübersetzungen für den Maschinenbau oder Übersetzungen für erneuerbare Energien rund um Windkraft und Solar.
Diese Texte haben eine Gemeinsamkeit: Monteure, Bediener und Servicetechniker handeln nach ihnen. Deshalb genügt keine sinngemäße Übersetzung. Jeder Handgriff muss eindeutig beschrieben sein, und ein Bauteil heißt in jedem Kapitel und in jeder Sprache gleich.
Handbücher, Betriebsanleitungen und Montageanleitungen
Im Mittelpunkt steht die Betriebsanleitung. Sie erklärt Bedienung, Reinigung und Wartung und enthält die Sicherheitsinformationen zur Maschine. Handbücher bündeln oft mehrere solcher Teile in einem Werk.
Liefern Sie eine unvollständige Maschine, die erst beim Kunden eingebaut wird, zählt die Montageanleitung. Ihr Leser ist der Einbauer. Die Maschinenverordnung (EU) 2023/1230, die ab 20. Januar 2027 gilt, verlangt dafür eine Sprache, die er leicht versteht (Art. 11 Abs. 7 und Anhang XI).
Neben der Anleitung steht die EU-Konformitätserklärung als eigenes Pflichtdokument. Sie folgt einem festen Muster. Nach Art. 21 Abs. 2 der Maschinenverordnung braucht sie eine Übersetzung in die Sprachen, die der jeweilige Mitgliedstaat vorschreibt.
Gebrauchsanweisungen für medizinische Geräte folgen eigenen Vorgaben; dafür gibt es unsere Übersetzungen für die Medizintechnik.
Datenblätter und Spezifikationen mit Maßen und Grenzwerten
Datenblätter und Spezifikationen bestehen zu einem großen Teil aus Zahlen, Einheiten und kurzen technischen Fachbegriffen. Hier entscheidet die Genauigkeit: Ein Grenzwert, eine Toleranz oder ein Anzugsmoment muss in der Übersetzung genau so stehen wie im Original. Dezimalzeichen folgen dabei dem Format der Zielsprache: Aus 0.5 im Englischen wird im Deutschen zum Beispiel 0,5.
Sicherheits- und Arbeitsschutzunterlagen
Sicherheitshinweise, Warntexte, Wartungspläne und Unterlagen für die Unterweisung gehören ebenfalls zur technischen Dokumentation. Für Gefahrstoffe kommt das Sicherheitsdatenblatt dazu. Gerade hier zählt jedes Wort, denn eine Warnung muss in jeder Übersetzung gleich stark wirken.
Berichte, Kataloge und Prospekte
Prüfberichte, Kataloge und Prospekte zeigen dieselbe Technik in anderem Format und für andere Leser, etwa für Einkäufer oder Gutachter. Patentschriften folgen eigenen Regeln; dafür gibt es unsere Patentübersetzungen.
Nicht alle technischen Dokumente müssen in die Sprache des Marktes. Die technischen Unterlagen im Sinne der Maschinenverordnung, also die interne Akte zu Konstruktion und Risikobeurteilung, bewahrt der Hersteller mindestens zehn Jahre auf. Er legt sie nur auf Verlangen vor, in einer Sprache, die die Behörde leicht versteht (Art. 10 Abs. 3 und 10).
Für Dokumente, die sich vor allem an Endkunden richten, lesen Sie unter Bedienungsanleitung übersetzen weiter. Für den Service gibt es die Seite Werkstatthandbuch übersetzen.
2. Wer übersetzt bei Translate-Trade, und wer prüft vor der Auslieferung?
Bei uns arbeiten Fachübersetzer mit langjähriger Erfahrung im jeweiligen Fachgebiet an der Übersetzung Ihrer technischen Dokumente. Bevor die Übersetzung mit der Maschine ausgeliefert wird, prüft sie immer eine zweite Person.
Wer an Ihren Anleitungen arbeitet
Ob Hydraulikpumpe, Not-Halt oder Schaltschrank: Wer die Übersetzung Ihrer Anleitung übernimmt, muss wissen, was das Bauteil tut. Deshalb wählen wir für Ihren Auftrag aus einem Netz von über 3.000 Übersetzern einen Fachübersetzer, der Ihr Fachgebiet aus langer Praxis kennt. Diese Erfahrung bündeln wir seit 1991 in unseren Fachübersetzungen.
Vom maschinellen Entwurf zur geprüften Fassung bei Translate-Trade
Anleitungen und Handbücher wiederholen viele Sätze und Warnhinweise über zahlreiche Kapitel, und gerade dort hilft eine maschinelle Vorübersetzung. Zugleich muss jeder dieser Hinweise in jeder Übersetzung genau gleich lauten. Bei uns läuft die maschinelle Übersetzung mit Post-Editing deshalb in festen Schritten:
- Eine Software erstellt aus Ihrem Original einen ersten Entwurf der Übersetzung.
- Ein muttersprachlicher Fachübersetzer bearbeitet den Entwurf Satz für Satz am Original nach und lektoriert ihn auf Terminologie, Sinn und Stil (Post-Editing nach ISO 18587).
- Eine zweite Person liest die fertige Übersetzung vor der Auslieferung noch einmal gegen.
Vier-Augen-Prinzip und Zertifizierungen
Bei uns gilt für jede Übersetzung das Vier-Augen-Prinzip, also die Prüfung durch eine zweite Person, wie sie ISO 17100 vorsieht. Bei einer Anleitung liest sie die Übersetzung gegen das Original, zum Beispiel bei Warnhinweisen, Grenzwerten und Bauteilnamen.
Das Original bleibt auch nach der Auslieferung der Maßstab. Nach dem EU-Leitfaden zur Maschinenrichtlinie schuldet die Übersetzung der Hersteller, und wenn er sie nicht liefert, der Einführer. Das Original liegt der Übersetzung bei, damit Nutzer bei Zweifeln nachprüfen können.
Ein seriöses Büro erkennen Sie auch daran, dass es seine Abläufe offenlegt und prüfen lässt. Wir sind ein dreifach zertifiziertes Übersetzungsbüro: nach den Normen ISO 9001, ISO 17100 und ISO 18587.
ISO 17100 ist die Norm für Übersetzungsdienstleistungen, ISO 18587 die für das Post-Editing maschineller Übersetzung, also für genau den Ablauf, in dem Ihre Anleitung bei uns entsteht.
Liegt die Übersetzung Ihrer Anleitung schon vor, etwa von einem Zulieferer, prüfen wir sie gern im Lektorat oder Korrektorat.
3. Maschinenverordnung und Normen: Welche Sprache Ihre Dokumentation braucht
Für den deutschen Markt braucht Ihre Betriebsanleitung eine deutsche Fassung. Das gilt nach der heutigen Maschinenrichtlinie und ebenso nach der Maschinenverordnung, die sie ab 20. Januar 2027 ablöst. Normen regeln dagegen nicht die Sprache, sondern Aufbau und Verständlichkeit der Anleitung.
Pflichtsprache der Betriebsanleitung in Deutschland
Bis zum 19. Januar 2027 gelten die Maschinenrichtlinie 2006/42/EG und die 9. ProdSV. Nach der Richtlinie steht die Anleitung in der Amtssprache des Landes, in dem die Maschine in Verkehr kommt; in Deutschland ist das Deutsch. Aus der Richtlinie stammen auch die Vermerke „Originalbetriebsanleitung“ und „Übersetzung der Originalbetriebsanleitung“; die Maschinenverordnung nennt sie nicht mehr ausdrücklich.
Ab 20. Januar 2027 legt das deutsche Durchführungsgesetz die Sprache fest. Nach § 2 MaschinenDG vom 2. Dezember 2025 sind diese Unterlagen auf Deutsch abzufassen:
| Unterlage | Sprache in Deutschland | Grundlage |
|---|---|---|
| Betriebsanleitung und Sicherheitsinformationen | Deutsch | § 2 MaschinenDG |
| EU-Konformitätserklärung | Deutsch | § 2 MaschinenDG |
| Montageanleitung und Einbauerklärung einer unvollständigen Maschine | Deutsch | § 2 MaschinenDG |
| Betriebsanweisung des Betreibers | für die Beschäftigten verständlich | § 12 BetrSichV |
Eine englische Anleitung allein genügt für den deutschen Markt also nicht. Sie ist trotzdem oft die Ausgangsfassung für weitere Märkte; dafür gibt es unsere englischen Übersetzungen.
Maschinenverordnung (EU) 2023/1230 ab 20. Januar 2027
Die Verordnung legt selbst keine Sprache fest. Nach Art. 10 Abs. 7 werden Betriebsanleitung, Sicherheitsinformationen und die Informationen nach Anhang III „in einer vom betreffenden Mitgliedstaat festgelegten, für die Nutzer leicht verständlichen Sprache abgefasst“. Liefern Sie in ein anderes EU-Land, bestimmt also dieses Land die Sprache.
Die Pflicht trifft nicht nur den Hersteller. Einführer und Händler tragen sie mit und müssen prüfen, dass die Anleitung in der richtigen Sprache beiliegt.
Eine beglaubigte Übersetzung für Behörden verlangt das Maschinenrecht für die Anleitung nicht; sie ist nur nötig, wenn eine Stelle sie ausdrücklich fordert.
Für Produkte, die nach dem 9. Dezember 2026 in Verkehr kommen, zählen Anleitungen außerdem mit, wenn geprüft wird, ob ein Produkt fehlerhaft ist (Produkthaftungsrichtlinie (EU) 2024/2853). Für Verträge und Haftungsklauseln gibt es unsere juristischen Übersetzungen.
IEC/IEEE 82079-1 und die Verständlichkeit für die Verwender
Den Aufbau einer guten technischen Anleitung beschreibt die Norm IEC/IEEE 82079-1 (Ausgabe 2019, deutsche Fassung 2021). Ihr Anwendungsbereich nennt ausdrücklich auch Übersetzung und Lokalisierung. ISO 17100 ist dagegen eine Norm für die Übersetzungsdienstleistung selbst, nicht für den Inhalt der Anleitung.
Verständlich muss die Anleitung auch für die Menschen im Betrieb sein. Nach § 12 BetrSichV stellen Arbeitgeber eine Betriebsanweisung in einer Sprache bereit, die ihre Beschäftigten verstehen. Für die mündliche Unterweisung einer mehrsprachigen Belegschaft kann zusätzlich ein Dolmetscher helfen.
4. Terminologie für Ihre Dokumentation: Was bei der nächsten Auflage bleibt
Eine technische Dokumentation wächst mit dem Produkt. Damit sie dabei einheitlich bleibt, braucht sie eine feste Terminologie und ein Gedächtnis für frühere Übersetzungen.
Einheitliche Begriffe in Anleitung, Ersatzteilliste und Oberfläche
Ein Bauteil sollte überall gleich heißen: im Handbuch, in der Spezifikation, in der Ersatzteilliste und auf dem Display der Maschine. Sonst sucht der Servicetechniker nach einem Teil, das es unter diesem Namen nicht gibt. Diese Einheit muss in jeder Übersetzung gelten, nicht nur im Original.
Dafür sorgt eine gepflegte Terminologie, also die verbindliche Liste Ihrer Fachbegriffe. Für die Terminologiearbeit gibt es in Deutschland eine eigene Norm: DIN 2342:2022-07 legt ihre Grundbegriffe fest. Bei uns halten Firmenkunden ihre Fachbegriffe mit Translation Memory und einheitlicher Terminologie über alle Sprachen konsistent, auch über mehrere Fassungen und Produktvarianten hinweg.
Wiederverwendete Sätze bei Updates und Produktvarianten
Neue Auflagen entstehen, weil sich das Produkt ändert. Nach Erwägungsgrund 95 der Maschinenverordnung sollen Anleitungen „so aktuell wie möglich“ sein. Viele technische Redaktionen schreiben deshalb modular: Varianten entstehen aus einem gemeinsamen Bestand an Textbausteinen.
Für die Übersetzung heißt das: Neu anfallen vor allem die Sätze, die neu oder geändert sind. Ein Translation Memory (Übersetzungsspeicher) findet die Übersetzungen früherer Fassungen wieder, sodass alte und neue Auflage Ihres Handbuchs einheitlich bleiben. Mehr dazu lesen Sie bei unserer Übersetzungstechnologie und in der Hilfe, wie Wiederholungen den Preis beeinflussen.
Auch Ihre eigenen Fachleute bleiben eingebunden. Über unser Kundenportal geben sie Übersetzungen frei und sehen Terminologie und Translation Memory ein. Bei einer neuen Auflage sehen sie so vorab, welche Begriffe gelten, und geben nur frei, was sich geändert hat.
5. Formate aus Redaktionssystem und Layoutprogramm
Ihre technische Dokumentation entsteht selten in einer einfachen Textdatei, doch das ist kein Hindernis. Sie können uns jede gängige Datei oder ein PDF schicken, auch Exporte aus Redaktionssystem und Layoutprogramm. Je nach Quelle hilft uns für die Übersetzung eine bestimmte Datei am meisten:
- Aus dem Redaktionssystem: den Export der Inhalte, die übersetzt werden sollen.
- InDesign: die Datei als .idml statt .indd.
- FrameMaker: die Datei als .mif statt .fm.
- Aus allen anderen Programmen: die Originaldatei oder, wenn es nicht anders geht, ein PDF.
Redaktionssysteme mit XML und DITA
Viele technische Redakteure schreiben in XML nach DITA. Der Standard DITA 1.3 der Organisation OASIS vom 17. Dezember 2015 zerlegt die Dokumentation in Topics, also kleine Themenbausteine, die als Grundeinheit für Schreiben und Wiederverwendung dienen. Aus solchen Systemen gehen Texte meist über den Austauschstandard XLIFF in die Übersetzung und wieder zurück.
Zur technischen Dokumentation gehören auch Displaytexte und die Online-Hilfe der Maschine. Wenn Sie diese Texte übersetzen lassen, geht es meist darum, Ihre Software zu lokalisieren. Grafiken, Zeichnungen und Texte in Abbildungen zählen ebenfalls dazu. Bitte geben Sie in Ihrer Anfrage an, ob sie Teil der Übersetzung sein sollen.
Layoutprogramme: InDesign und FrameMaker
Kataloge und gedruckte Handbücher entstehen oft in InDesign oder FrameMaker. Deren Arbeitsdateien lassen sich in der Übersetzung nicht direkt bearbeiten. Speichern Sie deshalb bitte InDesign-Dateien als .idml und FrameMaker-Dateien als .mif, denn beide Dateitypen bieten die Programme selbst an.
Ab 20. Januar 2027 darf die Betriebsanleitung auch digital ausgeliefert werden. Sie muss dann mindestens zehn Jahre online abrufbar sein, und wer beim Kauf danach fragt, erhält sie innerhalb eines Monats kostenlos auf Papier (Art. 10 Abs. 7 Maschinenverordnung). Jede Übersetzung braucht deshalb eine druckbare Datei. Steht die Anleitung auf Ihrer Website, denken Sie auch an die Übersetzung Ihrer Homepage.
Spezifikationen, Konstruktionsdaten und Anleitungen vor dem Marktstart sind vertraulich und verlassen Ihr Haus nur mit gutem Grund. Wie wir Ihre Dateien schützen, lesen Sie unter Datensicherheit.
6. Sprachen für Ihre Exportmärkte, auch wenn die Messe drängt
Welche Sprachen Sie für die Übersetzung Ihrer technischen Dokumentation brauchen, hängt von Ihren Märkten ab. Bei uns bekommen Sie alle Sprachen dieser Märkte bei einem Ansprechpartner, und das in beide Sprachrichtungen: in die Sprache des Kunden und ins Deutsche.
Englisch, Französisch und weitere Sprachen der Exportmärkte
An der Spitze der Abnehmer deutscher Maschinen standen 2025 laut Statistischem Bundesamt und VDMA diese vier Länder:
| Abnehmerland | Anteil an der Maschinenausfuhr 2025 | Sprache der Anleitung |
|---|---|---|
| USA | 12,7 % | Englisch |
| China | 8,2 % | Chinesisch |
| Frankreich | 6,6 % | Französisch |
| Italien | 5,1 % | Italienisch |
Die Zahlen gelten für Maschinen; die Sprachen folgen daraus. Englisch ist auch die Sprache, die wir am häufigsten übersetzen. Für China hilft unser Übersetzungsbüro Chinesisch, für Frankreich die Fachübersetzung ins Französische. Für Italien gibt es unser Übersetzungsbüro Deutsch-Italienisch.
Auf die vier großen Abnehmer folgen die Niederlande, Polen, das Vereinigte Königreich und Spanien. 44,7 % der Maschinenausfuhr gingen 2025 in die EU-27, wo die Sprachregel der Maschinenverordnung gilt. Die EU hat 24 Amtssprachen, und jedes Land legt die Sprache der Anleitung selbst fest. Für diese Märkte sind unser Übersetzungsbüro Niederländisch, unser Übersetzungsbüro Polnisch und unser Übersetzungsbüro Spanisch da.
Ein neuer Markt braucht neben der Anleitung meist auch kaufmännische Dokumente. Wer Händler oder Lieferanten im Ausland bindet, sollte den Vertrag übersetzen lassen. Ebenso wichtig ist es, die AGB zu übersetzen, damit Ihre Lieferbedingungen im neuen Markt verstanden werden.
Unterlagen von Zulieferern ins Deutsche
Die Richtung kehrt sich um, wenn Sie Maschinen zukaufen. Die meisten eingeführten Maschinen kamen 2025 aus China (13,0 %), Italien (9,3 %) und den USA (7,1 %). Liegt deren Anleitung nur auf Chinesisch oder Englisch vor, brauchen Sie für den deutschen Markt eine Übersetzung. Als Sprachdienstleister übersetzen wir deshalb auch die technischen Dokumente Ihrer Zulieferer ins Deutsche.
Knapper Termin vor Messe oder Auslieferung
Oft steht der Termin fest, bevor die Übersetzung überhaupt beginnen kann: die Messe, der Liefertermin oder die Abnahme beim Kunden. Eilt es, gibt es bei uns eine Express-Übersetzung gegen Aufschlag.
Nennen Sie uns in Ihrer Anfrage Umfang, Format, Sprachen und Termin. Dann plant unser Übersetzungsdienst alle Sprachfassungen mit Blick auf Ihren Termin, und Sie wissen vorab, woran Sie sind.
